Laporan Pertanggung Jawaban

Nah, dari pada ini blognya gak terurus karena pengurusnya mengurus diri sendiri pun belum tentu becus. haha

Jadi begini kawan-kawan sekalian, kemaren itu aku sibuk sekali mengurus yang namanya seminar, nah kali ini aku mau bagi-bagi tau ama kalian bagaimana bentuknya laporan pertanggung jawaban yang dibuat sama ketua panitia !!!

Kalo kalian bilang aku kurang kerjaan, haha apa mau dikata? -daripada blognya gak terisi to- haha,
ya sudahlah, ini dia LPJ nya . ,

Koordinator Pelaksana

RENCANA

UNIVERSAL merupakan seminar ekonomi syariah yang diselenggarakan setiap tahun dan memang merupakan program kerja tahunan dari SAFF STAN. Untuk tahun 2012, berbeda dari tahun-tahun sebelumnya, kami menyelenggarakan seminar yang sama, tetapi kami beri nama UNIVERSAL 2012 dengan tanpa kepanjangan apapun, dan kami juga menambahan seminar akuntansi syariah sebagai pelengkap dari seminar ekonomi syariah yang diselenggarakan pada tahun-tahun sebelumnya.

Untuk tema UNIVERSAL 2012, sudah kami bahas sebelumnya dalam interen SAFF STAN sebelum penunjukan koordinator pelaksana, yang kemudian nantinya akan dilanjutkan dalam kepanitian UNIVERSAL 2012 sendiri.

Selanjutnya,  kami menyusun timeline untuk rekrutmen BPH dan Kabid UNIVERSAL 2012 dan juga open recruitment untuk staff. Selain itu kami juga menyusun timeline untuk keseluruhan kerja, termasuk tanggal pelaksanaan dan rapat pleno serta gladi bersih, hal ini kami lakukan agar semua kerja yang akan dilakukan menjadi lebih terkontrol dan rapi.

REALISASI

Pembentukan BPH dan Kabid dilaksanakan pada tanggal 24 – 29 Oktober 2011, pembentukan ini kami lakukan secara tertutup (close recruitment). Dilanjutkan dengan open recruitment staff untuk setiap bidang, yang dilakukan pada tanggal 31 oktober-12 nopember 2012. Pada tanggal 13 nopember kami sudah mengumumkan hasil dari open recruitment dan pada tangggal 14 nopember kami mengadakan gathering seluruh panitia sekaligus pleno satu dengan agenda perkenalan dan penjelasan deskripsi kerja bidang.

Panitia mulai bekerja efektif setelah tanggal 5 nopember 2011, karena 2 pekan sebelumnya adalah masa untuk UTS. Prioritas kami adalah segera menyelesaikan proposal dan mencetaknya sebanyak 50 eksemplar. Hal ini dikarenakan kami mempunyai target sponsorship yang besar. Namun, dikarenakan adanya kendala mesin pencetak (printer) dan juga kendala birokrasi di BEM, akhirnya kami baru dapat menyelesaikan proposal pada bulan desember.

Selain pada proposal, kami juga mendapat tantangan dengan tidak ada sedikitpun subsidi dari BEM untuk UNIVERSAL 2012. Langkah yang kami ambil adalah dengan menggunakan kas intern SAFF STAN sebesar Rp1.000.000,00 sebagai modal kami. Dan masalah ini semakin besar ketika proposal yang kami masukkan ke perusahaan-perusahaan yang menjadi target sponsorship tidak memberikan respon positif. Akhirnya kami melakukan pemotongan anggaran besar-besaran dengan meniadakan lomba esai dan membatalkan pembuatan kaos panitia, juga meng-efisienkan pengeluaran yang laen semaksimal mungkin. Kemudian kami mendatangi beberapa KPP untuk meminta donasi kepada alumni STAN yang bekerja pada KPP bersangkutan, kami juga meminta bantuan kepada alumni SAFF STAN untuk menggalang donasi.

Masalah juga datang dari pembicara. Target pembicara utama yang tak kunjung merespon surat permintaan menjadi pembicara dari kami, membuat publikasi menjadi tersendat, akhirnya kami memutuskan untuk beralih kepada pembicara laen yang tidak kalah kapasitasnya. Dua pembicara sudah fix pada dua pekan sebelum hari pelaksanaan acara. Publikasi pun dapat dijalankan, tetapi pembicara kedua kami mendadak masuk rumah sakit satu pekan sebelum acara, dan beliau memastikan tidak dapat menghadiri acara kami, karena ternyata beliau menjalani rawat inap. Namun hal ini dapat kami antisipasi dengan segera menghubungi pembicara pengganti.

KENDALA

Disini akan dipaparkan kendala secara umum saja, karena untuk kendala yang lebih spesifik yang kami alami dalam kepanitiaan ini dapat dibaca pada LPJ tiap bidang.

1.       Kebutuhan dana dengan nominal yang cukup besar. Hal ini terjadi karena tidak ada subsidi dari BEM.

Solusinya : Pertama, merevisi anggaran dengan melakukan efisiensi semaksimal mungkin, kedua, mengontrol pengeluaran dengan menyusun prioritas pegeluaran. Ketiga membuat target sponsorship yang baik dan realistis. Keempat memaksimalkan kerja bidang Danus.

2.      Keterlambatan dalam pencetakan proposal dikarenakan mesin pencetak yang eror.

Solusi menambah mesin pencetak dan mencetak sebagian proposal pada organda yang menawarkan jasa pencetakan dokumen dengan harga murah.

3.   Pembicara yang tidak memberikan konfirmasi dengan segera dan pembatalan secara tiba-tiba dikarenakan menjalani rawat inap.

Solusinya : Segera menentukan pembicara pengganti dengan kapasitas yang tidak jauh berbeda.

4.    Penyelenggaraan acara mendekati UAS dan pada hari sabtu, sehingga menyebabkan calon peserta ragu untuk membeli tiket, karena khawatir ada kuliah pengganti.

Solusinya : Menjelaskan kepada calon peserta detail acara, sehingga mereka mengerti setiap item acara yang akan dilaksanakan. Jika ada kuliah pun mereka masih bisa menyusul.

5.       Masa pendaftaran yang singkat, dikarenakan fiksasi pembicara yang terhambat.

Solusinya : Melakukan pulikasi secara intensif pada pekan terakhir sebelum pelaksanaan acara. Melalui media jaringan sosial, jarkom, poster, dan personal.

KENDALA UNTUK HARI H

6.       Pembicara pengganti kedua yang dirasa kurang interaktif dengan peserta.

7.       Molornya waktu pada saat ishoma.

Solusinya : kami menyusaikan waktu kembali untuk item-item acara setelah ishoma, karena kami menilai bahwa alokasi waktu yang kami sediakan untuk ishoma memang terlalu sempit.

8.       Pembagian kuisioner yang tidak terkoordinasi dengan baik.

Solusinya : kami tidak memasukkan poin-poin evaluasi dari kuisioner yang telah kami bagikan pada peserta untuk diisi. Hal ini terjadi karena kurangnya koordinasi diantara panitia untuk pembagian kuisioner ini, sehingga setelah acara usai, tidak ada panitia yang mengetahui kelanjutan nasib kuisioner tersebut.

PENUTUP

Kesempurnaan hanya milik Allah Robb semesta alam, maka apabila dalam kepanitiaan ini ada kebaikan, maka itu hanya datang dari Allah, dan apabila ada kesalahan dan ketidaksempurnaan, maka itu datang diri kami yang memang tidak akan pernah luput dari khilaf.

Untuk itu saya sebagai koordinator pelaksana meminta maaf kepada seluruh pihak yang terkait dengan UNIVERSAL 2012 apabila ada sesuatu yang kurang berkenan. Apresiasi dan ucapan terima kasih saya untuk segenap panitia UNIVERSAL 2012 atas keikhlasan dan kerja kerasnya dalam menyukseskan acara ini. Semoga keridho’an Allah senantiasa menaungi kita.

UNIVERSAL merupakan salah satu langkah nyata kita dalam membangun peradaban islam dengan membumikan ekonomi robbani, ekonomi syariah, khususnya di sekolah tinggi akuntansi negara. Semoga pada tahun-tahun berikutnya UNIVERSAL terus diselenggarakan, tentu saja dengan konsep dan pengelolaan yang lebih baik.

Ai, lega sekali aku kawan-kawan, selesai sudah kerja ku yang bersangkutan ama seminar ini, haha